СОДЕРЖАНИЕ

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ТЕКСТАМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ3

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ИЗ ФИРМЫ ДОКУМЕНТОВ7

ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ9

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ10

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ТЕКСТАМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения.

Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Особенности составления текстов, писем рассмотрены в лекции «Основные документы управления» в разделе «Письма и факсы».

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух

частей:

вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа.

Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.[1]

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

«В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 № 121-Р «об изменении арендной платы…»

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Поэтому необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты. Текст документа может быть оформлен в виде:

анкеты;

таблицы (например: номенклатура дел);

связного текста;

путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.[1]

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты (например: Форма контракта купли-продажи).

Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз. При этом исключается стадия редактирования текста, ликвидируется перепечатка. Процесс составления документа сводится фактически к заполнению бланка заранее составленного документа. Процесс документирования значительно упрощается.

Особенно эффективно использование трафаретов («заготовок») при составлении документов с помощью ПЭВМ.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от третьего лица единственного числа: решил(о) (в решениях);

от первого лица множественного числа: решили, предлагаем (в совместном решении). 

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например:

««контроль за исполнением возложить на …»,

«утвердить предложенную смету…».

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

«после установления»,

«согласно договоренности»,

«по окончании работ»,

«в связи с расширением» и т. п.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации, например, «товары народного потребления» - «ТНП», «RSVP» - «ответьте, пожалуйста» (в деловой переписке с иностранными партнерами).[5]

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ИЗ ФИРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

 Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят следующие этапы:

сортировку;

упаковку;

оформление почтового отправления;

сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или со списком рассылки, с отметкой о категории отправления.[2]

Служба документационного обеспечения управления (или ответственный работник) проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.[3]

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее  первой половины следующего рабочего дня.[2]

ЗАО «Холодильник «№1»

ПРИКАЗ

11.01.2014 0

№ 1 0

г. Кострома

о ликвидации объекта основных средств

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику транспортного отдела Пименову Б.В. приступить к ликвидации легкового автомобиля «шкода октавиа» (инвентарный номер 000098).Срок ликвидации 21.01.2014

Основание: акт ликвидационной комиссии о результатах осмотра автомобиля.

С приказом ознакомлен:Пименов 11.01.2014

Главному бухгалтеру Осиповой Н.А. после подписания акта по форме №ОС-4а отразить ликвидацию автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете.

С приказом ознакомлена:Осипова 11.01.2014

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директорПронин Д.В. Пронин

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ) / В.И. Андреева. - М.: Изд. Дом журнала «Управление персоналом», 2007. – 138 с.

Боженко С.В. Документационное обеспечение управления / С.В. Боженко. – Кострома: Изд-во Костром. гос. технолог. ун-та, 2011. – 103с.

Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова. ‒ М.: Секретарское дело, №2, 2009.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: Изд. Дом журнала «Управление персоналом», 2008. – 480 с.

Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. – 5-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2008. – 319 с.

Сотов П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции / П.В. Сотов, А.Н. Тихомиров ˗ М.: Изд. «ЭКСМО», 2012. – 247 с.

Внимание, только СЕГОДНЯ!